Portal checklist

De onderstaande checklist is een nuttig hulpmiddel om de brede organisatorische eisen die u aan uw ideale bedrijfsportaal stelt, te identificeren. Deze exercitie zal u zowel helpen bij het stellen van realistische doelen, alsook dienen als ijkpunt voor uw verkenningstocht langs de mogelijkheden van een corporate portal   De structuur van uw organisatie

• Heeft uw organisatie verschillende kantoren op uiteenlopende lokaties?
• Kent elke afzonderlijke lokaties een concentratie van meerdere staffuncties, zoals R&D, verkoop, juridische zaken, en klantenservice?
• Is de organisatie hierarchisch van opzet, overwegend centraal of juist decentraal georganiseerd?

  De interne communicatie en informatieuitwisseling

•  Wat zijn de primaire en routinematige informatiebronnen binnen en buiten de organisatie?
• Op welke wijze wordt zakelijke informatie doorgaans aangeleverd? (via memorandi, email, special delivery, telefoon, vergadering of op ander manieren)
• Op welke manier komen besluiten tot stand? (gebruik formulieren, en procedures?
• Op welke wijze wordt onderzoek doorgaans uitgevoerd en worden de uitkomsten van onderzoek verspreid binnen de organisatie?

  Externe communicatie

• Bestaan er groepen buiten de organisatie waarmee u nauw contact onderhoudt? (klanten, aandeelhouder, vrijwilligers)
• Hoe houdt de organisatie deze mensen geinformeerd?
• Hoe ontvangt de organisatie informatie en hoe verwerkt zij deze informatie?

  Mogelijke hinderissen bij de introductie van een corporate portal

• Wat zijn de belangrijkste obstakels die een efficiente afhandeling van informatie in de weg staan?
• Van welke aard zijn deze obstakells? (mechanisch, logistiek, cultureel)
• Wat is de wegingsfactor van deze obstakels?

  Beschikbaarheid van bronnen en middelen

• Wat is het huidige niveau van computergebruik en -kennis binnen uw organisatie?
• Wat is er nodig aan personeel en contractanten om een corporate portal op te zetten en te beheren?
• Welke bronnen en middelen (financieel, technische etc,) heeft u op dit moment beschikbaar?